Lista de contactos

¿Qué es?

Contacts es el directorio de tu organización con todas las personas que te han escrito, en canales como WhatsApp, Telegram, Webchat, Instagram, Facebook y cualquier otro canal que tengas abierto.

Úsalo para encontrar un contacto, revisar y actualizar sus datos, importar contactos de WhatsApp de forma masiva o exportar una lista filtrada, todo en un mismo lugar, sin gestionar los datos caso a caso. Los mismos datos de contacto fluyen por Inbox, Case archive, Conversations, Campaigns y tus bots.

¿Quién puede usarlo?

Contacts está disponible para administradores de la organización. Los managers y los agentes no tienen la sección Contacts: consultan y rellenan los datos del contacto dentro de un caso en Inbox.

Conceptos clave

• Contact — una persona en una cuenta de canal concreta. La misma persona puede aparecer más de una vez si escribe desde distintos canales o cuentas.
• Name y Channel ID — campos de identidad integrados. Puedes verlos en la lista y en Edit Contact, pero no puedes cambiarlos ahí.
• Contact data — valores almacenados en los Info Fields de tu organización (por ejemplo email, VIP o idioma). Son los campos que puedes añadir, editar o eliminar en un contacto.
• Channel — la cuenta de mensajería a la que pertenece el contacto (por ejemplo, un número de empresa de WhatsApp).

Para crear o modificar los campos en sí, consulta Contacts: Info Fields.

Abrir Contacts

1. En la barra lateral, abre Contacts.
2. Haz clic en List.

Explorar y buscar contactos

La tabla muestra cuatro columnas:

• Contact — nombre, teléfono, usuario o ID.
• Channel — icono del canal, nombre de la cuenta y teléfono. Las cuentas de prueba aparecen como Test – {nombre de la cuenta}.
• Contact data — hasta cinco insignias de campo (por ejemplo Email: jane@example.com). Haz clic en +N more para expandir, o Show less para contraer.
• Actions — Edit y Delete.

Buscar

Usa Search by name or ID e introduce al menos 3 caracteres. Una búsqueda vacía muestra todos los contactos.

Filtros

Puedes combinar estos filtros:

• Channel Type — WhatsApp, Telegram, Webchat y otros tipos disponibles en tu organización.
• Channel — una cuenta concreta, agrupada por tipo de canal.
• Filter by contact field — coincide con contactos según los valores de los Info Fields.

Los filtros por campo usan "is" para una coincidencia exacta (por ejemplo City is Barcelona) y "exists" cuando el campo tiene cualquier valor (se muestra como has Email). Varios filtros de campo se aplican juntos con lógica AND: un contacto debe cumplir todos. Los filtros activos aparecen como chips tras Filtering contacts whose; haz clic en Clear filters para reiniciar la búsqueda y los filtros.

Editar un contacto

1. Haz clic en Edit en una fila.
2. Se abre el cuadro de diálogo Edit Contact con Name y Channel ID (solo lectura).
3. En Contact Data, cambia los valores existentes o haz clic en Add Field para añadir otro Info Field.
4. Cierra el cuadro de diálogo para guardar: los cambios se guardan automáticamente.

Los tipos de valor admitidos son Text, Numeric, Date y Boolean (Yes/No). Aquí solo aparecen los Info Fields con ámbito Contact; los campos con ámbito de conversación permanecen en el caso, en Inbox. Si aún no hay datos personalizados, verás No contact data fields added yet.

Eliminar un contacto

1. Haz clic en Delete en una fila.
2. Confirma en Delete Contact.
3. Haz clic en Delete, o en Cancel para conservar el contacto.

Atención: eliminar un contacto no se puede deshacer. Elimínalo solo cuando estés seguro.

Importar contactos

La importación crea o actualiza contactos de WhatsApp de forma masiva, incluidos los valores de los Info Fields.

1. Haz clic en Import.
2. Opcionalmente, haz clic en "Download template". Se descarga contacts_import_template.csv con columnas para Name, Phone number, Channel ID y una columna contact_field.{field_name} por cada Info Field activo.
3. Selecciona una cuenta de WhatsApp.
4. Sube un archivo CSV, XLS o XLSX (máximo 10 MB).
5. Haz clic en Import.

Columnas del archivo

Cada fila es un contacto:

• Name — obligatorio en cada fila.
• Phone number — obligatorio si falta Channel ID.
• Channel ID — obligatorio si falta Phone number.
• Contact field — opcional; una columna por cada campo existente en tu organización.

La importación se ejecuta en segundo plano y muestra Importing contacts from {filename}... Cuando termina, verás Contacts imported; si falla, Import failed. Please try again.

Nota: la importación es solo para WhatsApp; no puedes importar Telegram, Instagram, Webchat u otros canales desde este cuadro de diálogo. Si un contacto ya existe, la importación sobrescribe el registro correspondiente.

Exportar contactos

1. Aplica la búsqueda o los filtros que quieras incluir.
2. Haz clic en Export.
3. La descarga es un CSV llamado contact_export_{timestamp}.csv.

El archivo incluye los filtros actuales y una columna contact_field. por cada Info Field activo.

Buenas prácticas

• Crea los Info Fields que necesites antes de importar, para que la plantilla incluya esas columnas.
• Usa la búsqueda (3+ caracteres) más los filtros de canal y de campo antes de exportar, para que el archivo contenga solo la audiencia que necesitas.
• No elimines un contacto salvo que estés seguro: no se puede deshacer.
• Usa Edit Contact para cambios puntuales, e Import cuando necesites actualizar muchos contactos de WhatsApp a la vez.

Preguntas frecuentes

¿Por qué aparece la misma persona más de una vez? Un contacto está vinculado a una cuenta de canal concreta. Si alguien escribe desde dos canales o dos cuentas, aparece una vez por cada cuenta.

¿Puedo cambiar el Name o el Channel ID de un contacto? No: son campos de identidad integrados. Puedes verlos en Edit Contact, pero ahí solo se pueden cambiar los datos de contacto (valores de los Info Fields).

¿Puedo importar contactos de canales que no sean WhatsApp? No desde este cuadro de diálogo: la importación es solo para WhatsApp.

¿Qué ocurre si importo un contacto que ya existe? La importación sobrescribe el registro correspondiente con los valores de tu archivo.

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